Có quy trình đấy, quy trình này được đúc kết từ thực tế nên khá giống nhau từ công ty này tới công ty kia.
Giám định tổn thất là sự so sánh thông tin thu thập được xung quanh đối tượng được giám định trước khi và sau khi tổn thất xảy ra. Thông tin, hay nói cách khác, tập hợp thông tin bao gồm:
1) Hồ sơ tài liệu của đối tượng giám định như bản vẽ, quy cách kỹ thuật;
2) Hồ sơ khai thác (nhật ký, lịch sử các sự kiện liên quan tới đối tượng, các giấy tờ chứng chỉ liên quan...)
3) Các sự kiện trước và sau tổn thất xảy ra (Người ta gọi là fact collection, fact gathering, tức là thu thập các sự kiện)
4) Các lời khai, tức là các biên bản sự kiện, ví dụ như "note of protest" hay "Sea protest"...
5) Tiến hàng đo đạc, quan sát và bóc tách đối chiếu để đánh giá sơ bộ mức độ thiệt hại về mặt định lượng...
Từ tập hợp thông tin thu thập được, sử dụng một số kỹ năng về điều tra tổn thất, điều tra tai nạn như "5 Why", "Tap root analysis", "root cause investigation" để tìm ra nguyên nhân gốc dễ của tai nạn dẫn tới tổn thất.
"Giám định tổn thất" là thuật ngữ trong ngành giám định rất dễ bị nhầm lẫn sang một thuật ngữ khác là "Giám định thiệt hại".
Tiếng Anh của thuật ngữ "Giám định tổn thất" là "Loss Survey" và của "Giám định thiệt hại" là "Damage survey".
Trường hợp cậu hỏi là "Damage survey" Tức là giám định thiệt hại.
Cần phân biệt sự khác nhau giữa "Loss" và "damage". Trong vận chuyển và giao nhận hàng lỏng, hàng "xô", gọi chung là bulk cargo, "loss" hay "gain" là một thuộc tính tự nhiên của của loại hàng này và luôn luôn tồn tại. Điều này có nghĩa các con số không bao giờ bằng nhau. Tức là nếu lấy số trên B/L làm chuẩn thì lượng đo được ở trên tàu tại cảng tới và lượng nhận đựoc từ trên bờ luôn luôn lệch nhau. Tuy nhiên, "Loss" ở một mức độ nào đó thì là chấp nhận được và lớn quá hoặc nhỏ quá giới hạn đấy sẽ bị coi là không chấp nhận. Lúc đó khái niệm "damage" sẽ có thể vận hành. Trong vận chuyển hàng lỏng và xô (bulk liquid cargo như xăng dầu, khí hóa lỏng, nhựa đường nóng...tập quán công nghiệp về loss and gain thông thường không vượt quá (+/-)0,5%. Nếu chênh lệch sau khi reconciliation mà chênh lệch nằm ngoài giới hạn này thì phải làm "Claim" với ngừoi giao hàng, người vận chuyển hoặc người bán hàng.